La gestión y el registro del tiempo laboral es un aspecto clave para las empresas. En 2025, la nueva normativa de fichaje y control horario de los trabajadores introduce cambios significativos que buscan garantizar un control efectivo y moderno. A continuación, podrás informarte de todos los puntos más importantes sobre las novedades y actualizaciones en relación con el control horario para empresas y trabajadores en este 2025.
¿En qué Consiste el Control Horario de los Trabajadores?
El control horario de los trabajadores se refiere al registro detallado de las horas de inicio y fin de la jornada laboral, así como de los descansos. Esta medida tiene como objetivo principal asegurar que las empresas cumplen con las normativas laborales vigentes, garantizando los derechos de los empleados y fomentando un entorno de trabajo justo y transparente.
El control de horas trabajadas no solo beneficia a los empleados, al asegurarles que su tiempo es reconocido y compensado, sino que también protege a las empresas contra posibles reclamaciones legales. Un buen sistema de control también puede facilitar la organización de turnos y mejorar la productividad.
Puntos claves y cómo se Implementa la nueva ley
Implementar un sistema de control horario requiere elegir herramientas adecuadas para registrar la información de manera eficiente. Esto puede incluir:
- Aplicaciones móviles que permitan a los empleados fichar desde cualquier lugar.
- Dispositivos de fichaje con lectores de proximidad o código personal.
- Sistemas en la nube que almacenen los datos de manera segura.
A través de sistemas de control horario las empresas y los responsables de recursos humanos podrán saber cuánto tiempo exacto trabajan los empleados.
Puntos clave de la nueva normativa:
- El control horario establece que los trabajadores a tiempo parcial no podrán realizar horas extraordinarias a excepción de casos extraordinarios .
- Los registros de las horas trabajadas se guardarán por la empresa durante un plazo mínimo de 4 años.
- La jornada de trabajo tendrá que ser registrada día a día, sumándose al final del mes el total de horas.
- Tanto los empleados como los sindicatos tendrán que estar al tanto de las horas trabajadas registradas, junto al cómputo de las horas complementarias realizadas por el trabajador.
¿Cuándo entra en vigor el fichaje digital obligatorio?
Aunque la fecha exacta no ha sido confirmada, se espera que el fichaje digital obligatorio comience a aplicarse a principios de 2025 o siendo obligatorio para todas las empresas en el primer trimestre del año.
Es importante destacar que, una vez entre en vigor, el registro de la jornada laboral en papel quedará completamente prohibido así como otros modelos de fichaje con hojas de excel. Esto supone que las empresas deben anticiparse y empezar a preparar sus sistemas de fichaje digital para cumplir con la ley.
Obligación y sanciones por no cumplir con Registro Horario
Desde la entrada en vigor de la normativa inicial, las empresas están obligadas a llevar un registro horario detallado de sus trabajadores. Esta obligación incluye:
- Registrar la hora de entrada y salida de cada empleado.
- Mantener los registros accesibles durante al menos cuatro años.
- Garantizar que los empleados puedan acceder a sus propios registros en cualquier momento.
El objetivo principal es prevenir abusos laborales, como jornadas excesivas, y garantizar el cumplimiento de los acuerdos de jornada pactados en los convenios colectivos.
Sanciones por Incumplimiento
El incumplimiento de esta obligación puede derivar en sanciones económicas significativas. Las multas se clasifican en tres categorías principales, dependiendo de la gravedad:
- Infracciones Leves: Estas suelen estar relacionadas con errores menores o la ausencia de registros actualizados. La multa puede oscilar entre 1.000 – 2.000 euros
- Infracciones Graves: Ocurren cuando no se realiza ningún tipo de registro horario o los datos recolectados son claramente insuficientes. En estos casos, las sanciones pueden alcanzar entre 2.001 – 5.000 euros. Además, las empresas podrían enfrentar revisiones adicionales por parte de las autoridades laborales.
- Infracciones muy Graves: En situaciones en las que el incumplimiento afecta a un gran número de empleados o se demuestra una intención de manipular los registros, las multas pueden superar los 6.250 euros y derivar en sanciones complementarias, como la exclusión de subvenciones públicas o contratos con la administración.
Serán sanciones aplicables a cualquier infracción sobre la jornada de trabajo, las horas extras, las vacaciones, descansos, registro horario y todo lo relacionado con el tiempo de trabajo.
Impacto Adicional del Incumplimiento
- Reputación Empresarial: Las sanciones no solo afectan financieramente, sino también la imagen corporativa. Los empleados y clientes pueden percibir una falta de transparencia, lo que repercute en la confianza hacia la empresa.
- Problemas Legales: Los trabajadores tienen derecho a denunciar irregularidades ante la Inspección de Trabajo. Si se encuentran evidencias de abuso o incumplimiento, las empresas podrían enfrentar demandas judiciales y reclamaciones por horas extras no compensadas.
- Costes Administrativos: Corregir problemas derivados de un mal registro puede requerir auditorías internas, asesores legales y la implementación de nuevos sistemas, incrementando los costes operativos.
Adoptar un sistema de registro horario adecuado y mantenerse informado sobre las normativas actuales es clave para evitar estas sanciones y promover un entorno de trabajo más transparente.
Fichaje Digital: Control Horario de los Trabajadores
La nueva ley de control horario trabajadores establece que los registros sean digitales y accesibles. Esto implica un cambio hacia sistemas modernos que permitan almacenar la información de forma segura, facilitar auditorías y garantizar que los datos están disponibles en tiempo real.
Beneficios de un Control Horario Digital
Los sistemas digitales ofrecen funcionalidades avanzadas como:
- Automatización del registro: Evitando errores humanos.
- Reportes detallados: Generación de informes automáticos para auditorías.
- Acceso remoto: Posibilidad de fichar desde dispositivos móviles.
- Cumplimiento legal: Diseñados para cumplir con las exigencias normativas.
Adoptar un sistema digital también ayuda a reducir el tiempo administrativo necesario para la gestión de la jornada laboral, permitiendo a las empresas enfocarse en actividades estratégicas.
